作為江蘇省首批“增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收單位”，江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學院順利通過多個省級管理部門組織的聯(lián)合驗收，充分發(fā)揮了高等院校財務管理“橋頭堡”作用，進一步完善管理制度和技術(shù)創(chuàng)新，為教職工提供高效便捷的財務服務。11月3日，《中國會計報》對此進行了深度的報道。
電子發(fā)票改革打通院校財務管理“最后一公里”——江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學院財務管理工作深化改革綜述
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作者 卜紅寶
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一張發(fā)票的故事
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江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱蘇食院）的貝老師外出參加教學培訓后，收到一張培訓費電子發(fā)票。
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貝老師隨即打開財務報銷手機APP，將該電子發(fā)票上傳至校財務系統(tǒng)，通過系統(tǒng)自動“驗真驗重”后，便發(fā)起報銷，隨后只需等待出納員完成線上審批，賬戶便能收到打款。
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在貝老師的報銷業(yè)務辦理完結(jié)后，財務系統(tǒng)自動將該已完結(jié)的業(yè)務信息，推送至電子會計檔案系統(tǒng)。該系統(tǒng)依據(jù)檔案管理部門的要求，對所接收數(shù)據(jù)做封裝驗證以及各項檢測工作，完成后自動進行歸檔保存。
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類似的流程，蘇食院今年已順利處理了近萬筆。這標志著蘇食院打通財務管理“最后一公里”工作圓滿完成。
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作為江蘇省首批“增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收單位”，蘇食院順利通過多個省級管理部門組織的聯(lián)合驗收，充分發(fā)揮了高等院校財務管理“橋頭堡”作用，進一步完善管理制度和技術(shù)創(chuàng)新，為教職工提供高效便捷的財務服務。
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尋問題定規(guī)則
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成為首批試點單位后，蘇食院立即成立工作推進小組，院領(lǐng)導掛帥，帶領(lǐng)財務處工作人員，綜合分析日常財務管理工作中電子發(fā)票管理的痛點、難點，走訪各個學院的教職工，收集電子發(fā)票報銷過程中遇到的問題。
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工作推進小組在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，蘇食院電子發(fā)票報銷業(yè)務實施存在人工查驗效率低、重復報銷風險大、打印歸檔管理難、事后檔案查詢利用難等問題。
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針對上述問題，蘇食院嚴格按照試點工作要求，立足實際情況，有針對性地對原有財務報銷管理規(guī)定進行優(yōu)化更新，對電子發(fā)票報銷、入賬規(guī)則進行重構(gòu)。
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同時，進一步制定試點工作的具體實施方案，聯(lián)合第三方科技公司，建設了適用于江蘇省行政事業(yè)單位的電子會計檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了電子發(fā)票的全流程電子化管理，并保證了電子發(fā)票在傳遞、使用及存儲過程中的真實性、完整性、可用性和安全性，有效提升了財務管理工作的信息化水平。
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促服務惠職工
該系統(tǒng)擁有電子發(fā)票歸集、發(fā)票驗真查重、電子會計檔案歸檔及紙質(zhì)原始憑證的影像化處理等功能，并與校內(nèi)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)進行銜接貫通，覆蓋了電子發(fā)票從采集、歸集、報銷、入賬至歸檔的全部流程。
這使得教職工通過手機APP上傳電子發(fā)票，便能完成后續(xù)報銷流程，而無需再進行線下的發(fā)票打印及驗證工作。截至目前，該系統(tǒng)已歸檔近4萬張憑證，成效顯著。
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同時，該系統(tǒng)能夠歸集查驗原始電子憑證，實現(xiàn)業(yè)務與財務的融合，還能快速移交借閱電子會計檔案、關(guān)聯(lián)檢索歷史財務數(shù)據(jù)等。其中，在移交借閱電子會計檔案方面，系統(tǒng)有力助推了該項工作快速高效的完成。
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此前，校財務部門遇到外部檔案借閱需求時，往往要派遣專人按需查找紙質(zhì)檔案并在移交后追蹤歸還情況。系統(tǒng)上線后，財務部門只需為相關(guān)人員開通離線賬號并設定查閱權(quán)限及時間期限，權(quán)限到期后，離線系統(tǒng)會自動銷毀被借閱檔案資料，不僅有效保證了電子會計檔案信息的安全性，也極大地降低了人力、物力的投入。
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做示范提成效
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作為江蘇省首批唯一一家通過省級主管部門聯(lián)合驗收的院校單位，此次試點工作加速了蘇食院財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。這不僅提升了財務監(jiān)管效率，降低了稅務合規(guī)風險，節(jié)約了財務和人力成本，而且在電子會計檔案管理方面獲得了顯著成效，為江蘇省大規(guī)模開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，發(fā)揮了行業(yè)示范引領(lǐng)作用。
